Een Figure Four verbetersessie organiseren: deel 3, implementatie en borging

Een realistische aanpak gebaseerd op de praktijk

Ons vorige blog ging over de uitvoering van een verbetersessie: wat heb je te doen om in een aantal dagen met een groep collega’s een proces te verbeteren? Heb je dit blog nog niet gelezen? De tips voor een leuke en succesvolle verbetersessie vind je hier! 

Na een leuke, energieke en leerzame verbetersessie ben je weggelopen met een goed doordacht verbeterplan. Waarschijnlijk is een (groot) deel van dit plan tijdens de sessie al gerealiseerd, maar mogelijk zijn verschillende maatregelen te complex om in een kort tijdsbestek door te voeren. Het is dus uiteraard zaak om na het afsluiten van de verbetersessie met de openstaande initiatieven door te gaan en de geïmplementeerde verbeteringen te borgen. 

Hoe organiseer je jezelf nu, zodat je succesvol kan doorpakken? Met een drietal cruciale elementen laat je een succesvolle implementatie niet aan het toeval over: 

• Expliciet georganiseerd: zet op papier wie de leiding heeft bij welk initiatief, wie betrokken zijn en wat nodig is om het initiatief tot een succes te maken
• Regisseur: maak duidelijk wie overkoepelend overzicht houdt en de mogelijke afhankelijkheden van de verschillende initiatieven bewaakt
• Sturen met feiten: zorg dat je meetbaar maakt of het oorspronkelijk probleem opgelost wordt 

Het verbeterplan per initiatief vertalen naar een gedetailleerder projectplan is nodig om de implementatie bestuurbaar te krijgen

Tijdens een verbetersessie ligt de focus vaak op inhoud. Wat kunnen we doen om een bepaald proces te verbeteren? Welke opties hebben we en hoe ziet deze oplossing er concreet uit? Vaak neemt het realiseren van quick wins en het vastleggen van alle overige initiatieven het gehele event in beslag. Mocht het in de tijd passen, is het natuurlijk prettig om vast de implementatie van de verschillende initiatieven voor te filmen: welke milestones zien we per initiatief, welke activiteiten horen daarbij, welke deadlines spreken we met elkaar af, enz. 

Wat echter vaak gebeurt is dat een dergelijk plan enkel op hoofdlijnen wordt opgeleverd tijdens een verbetersessie. Dat is prima, zolang er na afloop nog wel een aanscherping plaatsvindt. Een verdere aanscherping na de verbetersessie is vaak nodig, omdat:

• De eigenaar van een initiatief iemand kan zijn die niet bij de verbetersessie aanwezig was; het is uiteraard aan te raden om in dat geval het detailplan op te stellen samen met deze eigenaar
• Overige stakeholders die niet bij de verbetersessie aanwezig waren moeten ook meegenomen in het projectplan; dit kan tot verdere detaillering leiden van de projectaanpak
• Het bepalen van tijdslijnen voor de implementatie van initiatieven kan complex zijn en misschien afhankelijk van deels onbekende factoren (bijv. andere projecten die elders binnen de organisatie lopen en de start van de implementatie van de projecten uit de verbetersessie kunnen beïnvloeden). Soms zijn deze factoren onbekend tijdens de verbetersessie en moeten deze op een later moment boven tafel komen.

Kortom, een bepaalde mate van verdere detaillering is vaak nodig na afloop van een verbetersessie. Zaak is dus dat dit ook gebeurt. Degene die hierop toe moet zien is de coördinator van het geheel: de persoon die over de verschillende initiatieven heen bewaakt dat de algehele voortgang van de implementatie op orde is.  

Bepaal wie het geheel van alle verbeteringen overziet

Er is vaak behoefte aan iemand die de leiding houdt over het geheel, ook na de verbetersessie. Het benoemen van een coördinator is uiteraard geen doel op zich. Indien de complexiteit en aantal van de gevonden verbeteringen niet groot is, dan kan deze rol beperkt worden gehouden. 

Na een verbetersessie is er behoefte om zicht te houden op de overall voortgang. Alleen daarom al is het makkelijk als één persoon deze voortgang monitort en rapporteert aan de opdrachtgever. Een coördinator monitort de voortgang van de implementatie en bespreekt deze met stakeholders en de opdrachtgever. Het alternatief is natuurlijk dat de eigenaren per initiatief de opdrachtgever updaten; vaak is dit echter onpraktisch.

De coördinator kan verschillende verantwoordelijkheden hebben:

• Het monitoren van de voortgang van alle initiatieven: ligt het project op koers en worden de milestones behaald conform planning, voorzien we ergens problemen in de uitvoering, loopt het budgettair voorspoedig, enz.
• Loopt het ook qua verandermanagement goed? In hoeverre zien we dat de doorgevoerde verandering ook echt wordt gedragen de medewerkers in de organisatie? (duurzame verandering)
• Wordt er voldoende en tijdig gecommuniceerd over de implementatie. Zowel op initiatief niveau als over het totaal?
• Zien we in zijn totaliteit al verbetering? Merken we dat het oorspronkelijke probleem al kleiner wordt?

Mogelijk kan de coördinator ook een inhoudelijke rol spelen. De coördinator is in de praktijk vaak een (senior) procesmanager, green belt of black belt. Ook is de coördinator vaak de facilitator van de verbetersessie geweest. Deze persoon heeft vaak goed zicht op wat er precies gebeuren moet. Wanneer de implementatie stroef verloopt kan de coördinator dus zeker meehelpen om initiatieven vlot te trekken.

Het meetbaar maken van succes of voortgang is cruciaal voor een goede borging

Voor iedereen, dus ook voor de opdrachtgever, coördinator en eigenaren van alle verbetermaatregelen, is het belangrijk om te meten of er ook echt verbetering gerealiseerd wordt. 

Eigenlijk wil je drie categorieën van voortgang meten:

• Is er voortgang in relatie tot het projectplan?
• Zien we dat de organisatie de geplande verandering omarmt?
• Zien we dat ons oorspronkelijk probleem kleiner is geworden?

De tijdslijnen van je project monitoren

Het eerste punt is cruciaal voor succes en eenvoudig te realiseren. Het is een kwestie van organiseren: weet wat je te doen hebt, zet dit in het eerder genoemde projectplan en ga hiermee aan de slag. Vervolgens kan de voortgang van de implementatie vergeleken worden met dit oorspronkelijke plan: just do it!

Stel vast of de verandering gedragen wordt

Het tweede punt is ingewikkelder: hoe kan je zien of een organisatie een gewenste verandering omarmt en indien dit niet het geval is, hoe kan je dan meten waar dit aan ligt? Een projectleider of coördinator met goede change management vaardigheden probeert hier zicht op te houden en waar mogelijk bij te sturen. Toch wordt dit overzicht vaak beïnvloedt door toevallige koffiecorner gesprekken of meningen van stakeholders die ook niet het totale overzicht hebben. Voor kleinere veranderingen en binnen kleinere organisaties is het vaak voldoende om een goede vinger aan de pols te houden en goed in gesprek te blijven met medewerkers die geraakt worden door de verschillende initiatieven.

Bij grotere verandering is het aan te raden om voor data gedreven verandermanagement te kiezen. Figure Four heeft hiervoor de  Involve Scan  ontwikkeld. Hiermee kan je online bij alle betrokkenen ophalen hoe iedereen in de wedstrijd zit. Dit resulteert in een dashboard met feiten over de mate van betrokkenheid en dus veranderbereidheid. 

Meet of je impact hebt: ‘money in the bank’

Ten slotte is noodzakelijk om ook te meten of het oorspronkelijke probleem is opgelost. Mogelijk was je doel om ergens binnen de organisatie kwaliteitsproblemen op te lossen of efficiënter te werken. Dan is het uiteraard zaak om – voor zover dat nog niet het geval is – dashboarding in te richten om de verbetering meetbaar te maken. En ja, het resultaat kan zijn dat het probleem nog niet opgelost is. Dat is uiteraard teleurstellend. Toch is het – conform de Lean gedachte – zaak om niet bij de pakken neer te zitten. Juist nu is interessant om te begrijpen waarom het probleem nog niet is opgelost. Wat is er misgegaan? Was de oorspronkelijk analyse (tijdens de verbetersessie) niet toereikend of is er iets in de implementatie niet goed gegaan (qua project- of change management)? Het leren van het wegblijven van succes is misschien wel waardevoller dan realiseren van eenmalig succes.

Succesvol geweest? Tijd voor een nieuwe verbetersessie!

Blijf hoe dan ook communiceren over de voortgang. Dus ook bij tegenvallers en uiteraard ook bij successen. Als het probleem is opgelost aarzel dan niet om dit nog een keer te vieren met iedereen die hier een bijdrage aan heeft geleverd. Het vieren is natuurlijk op zichzelf een leuk communicatiemoment en wellicht een goede start voor het aftrappen van een nieuwe verbetersessie…

Mocht je binnenkort gaan starten met een verbetersessie, aarzel dan niet ons te benaderen! We delen graag ook vrijblijvend onze ideeën en staan uiteraard klaar om je te helpen met organisatieadvies indien dat nodig is!