Een Kaizen of verbetersessie organiseren – een routekaart van voorbereiding tot en met resultaat

Onderstaand blog is eerder in drie losse delen op de website van Figure Four gepubliceerd. 

Stel, je krijgt de opdracht om binnen 5 dagen met een groep medewerkers een proces te verbeteren. Wat zou jouw aanpak zijn? Hoe zorg je voor een goede voorbereiding, een effectieve werkweek en een blijvende verbetering? 

Als verandermangementbureau helpt Figure Four regelmatig klanten om gedurende een tijdspanne van een paar dagen samen met een groep medewerkers een proces significant te verbeteren. In dit blog zullen we verschillende cruciale succesfactoren voor verbetersessies met jullie delen. Eerst beginnen we met wat tips and tricks over hoe je je goed voorbereid: wat is cruciaal in de voorbereiding om er echt een succes van te maken?  Vervolgens zoomen we in op de uitvoering van de verbetersessie en de succesvolle borging daarvan.

Bedrijfsprocessen verbeteren: hoe herken je een Figure Four verbetersessie?

De sessie vindt plaats omtrent een onderwerp waar een urgente behoefte is om echt een grote stap voorwaarts te maken. Management en medewerkers willen hier serieus mee aan de slag en willen dit evenement tot een succes maken.

Uiteraard hoor je je bij een goede voorbereiding te houden aan een aantal belangrijke hygiëne factoren:

• zorg voor een heldere doelstelling en toets op urgentie in overleg met je opdrachtgever;
• maak de logistiek in orde: wie doen mee, wanneer, hoe lang, welke werkruimte;
• bepaal wie operationeel de leiding heeft: wie faciliteert het event?
• indien nodig doe je voorbereidende interviews of haal je data of andere feiten op;
• maak afspraken over de besturing na de sessie.
• Enz.

Waarschijnlijk ken je het bovenstaande lijstje wel. Toch gaat het hier best vaak fout. Heb je interesse in een complete checklist met wat je allemaal te doen hebt aan voorbereiding als je met een team een verbeter event organiseert? Laat het ons weten, we kunnen deze checklist met je delen.

Kies je voor een denk- of doesessie?

Maar dan, het belangrijkste in de voorbereiding: maak je van het event vooral een denk-sessie of een doe-sessie? Maak dit van tevoren expliciet. Het zegt namelijk iets over de groepssamenstelling en vraagt iets van de werkvormen die je wilt gebruiken tijdens het event. Wil je weglopen na een aantal dagen met een zeer goed doordacht 90-dagen plan, met daarin alle verbeterscenario’s en een uitgewerkt actieplan inclusief eigenaar? Of wil je vooral aan de slag en direct procesverbetering gaan doorvoeren? Het is verleidelijk om van beide een beetje te doen, maar een expliciete keuze hierin maakt veel duidelijker wat er opgeleverd moet worden aan het eind van het event en wat je dus als groep te doen hebt.  

Procesverbeteringen doorvoeren tijdens een doe-sessie

Er zijn een aantal factoren die voorspellen of je vooral een doe- of een denksessie moet overwegen. Eén daarvan is de volwassenheid van de huidige procesuitvoering. Als er lange tijd weinig of niets fundamenteel veranderd is aan een proces, dan zijn er waarschijnlijk zeer veel quick wins te behalen en kan je met een groep vrij snel aan de slag om zaken te verbeteren. Denk hierbij aan testen van nieuwe werkwijzen, aanpassing van de layout van een productievloer, een nieuw online formulier ontwerpen voor op een online klantportaal, enz.

Complexe problemen oplossen in een denk-sessie

Is de volwassenheid van de huidige procesuitvoering hoger, dan zal een denk-sessie passender zijn. Dan kan je tijd investeren in het oplossen van één of twee zeer taaie en complexe problemen in de huidige procesuitvoering. In dit geval grijp je naar verschillende problem solving werkvormen om zo naar verbetering te streven. Het is ook waarschijnlijk dat de gevonden oplossingen niet snel te implementeren zijn. Mogelijk moet er goedkeuring en budget gevraagd worden en is de output van een dergelijk event dus vooral een plan dat beschrijft hoe de gewenste oplossing uiteindelijk wordt geïmplementeerd.  

Er zijn meer factoren die bepalen of je vooral praktisch aan de slag gaat tijdens een event, of dat je vooral bezig bent om ideeën te genereren. Aarzel niet ons te benaderen om te bepalen wat voor jouw verbetersessie de juiste aanpak is.

Interne processen verbeteren tijdens een sessie: onze doelstellingen

Als Figure Four een verbetersessie faciliteert dan willen we altijd twee doelstellingen realiseren. Ten eerste uiteraard een geboekt resultaat. De opdrachtgever organiseert ten slotte niet voor niets een verbetersessie. Waarschijnlijk moet er iets sneller, beter of tegen lagere kosten. Ten tweede streven we altijd naar enthousiasme in een groep om na de verbetersessie zelfstandig aan de slag te gaan. Het organiseren van een verbetersessie is een krachtig middel om echte verbetering te realiseren. Wij zorgen ervoor dat enkele medewerkers die meedraaien in een verbetersessie het volgende event zelfstandig kunnen organiseren en dat daarmee het verbeteren door blijft gaan. Wij komen graag eens bij je langs om te vertellen hoe we dit doen!

De start van je verbetersessie

Uiteindelijk is het zover, de verbetersessie gaat beginnen. Je weet precies wat het doel is en de deelnemers hebben allemaal hun agenda vrijgemaakt om de komende dagen er vol voor te gaan. Stel je hebt exact een week tot je beschikking: hoe ga je te werk, welke werkvormen gebruik je en hoe zorg je ervoor dat iedere dag nuttig gebruikt wordt en dat goede voortgang wordt geboekt? Aangezien je een boek kan schrijven over alle tips voor een dergelijk event, lijkt het me goed om drie concrete tips te benoemen die ik je wil meegeven om er een succesvolle en leuke week van te maken. Deze tips gaan over de aftrap van het event, het creëren van een muur met zichtbare deliverables en de dagelijkse check-out van het team.

De facilitator van een verbetersessie heeft de sleutel tot succes

Voordat ik deze drie elementen toelicht, eerst nog iets over je rol als facilitator: de cruciale succesfactor van een goede verbetersessie is de leiding door een goede facilitator. Uiteraard is het belangrijk dat je deelnemers de juiste expertise en mindset meenemen naar de sessie, maar dit alles gaat pas vrucht dragen als er iemand is die: 

• de groep laat samenwerken en uitdaagt en dus ook oog heeft voor de teamdynamiek;
• focus houdt op het doel en de voortgang;
• input vanuit de groep goed kan samenvatten en structureren;
• de groep tot concrete acties of conclusies laat komen.

De afwezigheid van een goede facilitator heeft als resultaat dat de aanwezige kennis van de deelnemers niet voldoende wordt benut. Iets dat je uiteraard moet zien te voorkomen. Kijk dus goed om je heen, wie zou jullie verbetersessie kunnen faciliteren? Besef dat het niet per se iemand hoeft te zijn die direct vanuit zijn of haar rol met het vraagstuk te maken heeft…

Tip 1, de aftrap van de verbetersessie: nogmaals benoemen waarom deze sessie belangrijk is

Als het goed is, weten alle deelnemers voordat ze zich op maandagochtend melden in de workshopruimte wat het doel is van het evenement. Toch is het belangrijk om hier nogmaals bij stil te staan voordat er echt gewerkt gaat worden. Het is tenslotte belangrijk dat het belang van dit initiatief en de mogelijke urgentie on top of mind is. De aangewezen persoon om dit te doen is de opdrachtgever van de verbetersessie. 

Ergens in de organisatie heeft iemand aangegeven en besloten dat er een probleem is en dat hier tijd en middelen voor moeten worden vrijgemaakt. Laat deze opdrachtgever op maandagochtend nogmaals vertellen in zijn of haar eigen woorden waarom dit probleem belangrijk is en dus waarom de sessie belangrijk is. Deze opdrachtgever moet laten merken dat hij of zij een echte sponsor is van het evenement en graag helpt om het team optimaal te laten presteren gedurende het event. In het kort kan de sponsor het volgende toelichten bij de aftrap:

• waarom deze verbetersessie wordt georganiseerd en wat het doel is;
• waarom dit team is uitgekozen en waarom de opdrachtgever vertrouwen heeft in deze mensen ;
• wat de opdrachtgever van de deelnemers verwacht en of het team nog specifieke (hulp)vragen heeft aan hem of haar;
• dat een verbetersessie leuk is en dat er buiten de gebaande paden mag (en moet) worden gekeken om maximaal te leren en te verbeteren;
• hoe hij gaat ondersteunen om na de sessie de resultaten te implementeren.

In de voorbereiding is het belangrijk dat je je opdrachtgever helpt om deze aftrap voldoende voor te bereiden en tenminste bovenstaande punten raakt.

Tip 2, gedurende de dag: creëer een muur waarop visueel de genoemde ideeën en gerealiseerde procesverbeteringen te zien zijn

De tweede tip is heel praktisch en gaat je veel opleveren: visualiseer zo veel als mogelijk de voortgang van de sessie, wat er ondertussen aan ideeën is opgeleverd en wat er zelfs al aan verbetering is geïmplementeerd. Zodra je begint met het vastleggen van bijvoorbeeld ideeën, tekeningen van processen op een grote muur (zodat iedereen het kan zien), heb je meer zekerheid dat iedereen in de ruimte weet waar over gesproken wordt. Zowel op proces als inhoud krijgt de groep hierdoor gemakkelijker eigenaarschap:

• je biedt de groep structuur aan waar je staat qua voortgang, bijv. een lijst met de acties waar die dag aan gewerkt wordt en een visuele markering wat reeds is afgehandeld of waar op dit moment aan gewerkt wordt;
• je biedt de groep de kans om datgene dat als idee of verbetering is opgeleverd continu te blijven ‘challengen’. Het is tenslotte ‘in your face’ als je het ophangt (dit effect is helaas afwezig je als je alle voortgang direct digitaliseert).

Wanneer de verbetersessie zich vooral laat kenmerken als een ‘doe-sessie’ (zie het vorige blog over de voorbereiding van een verbetersessie), kan je denken aan een processchema van het proces dat je wilt verbeteren met daarop foto’s geplakt van elementen van het proces dat verbeterd moeten worden of foto’s van verbeteringen die reeds zijn doorgevoerd. Ook als je gedurende de dag in duo’s werkt om zo met meerdere acties tegelijk bezig te zijn, kan je toch op de hoogte blijven (en op bijsturen) van wat er ondertussen door collega’s is opgeleverd.

Wanneer het een ‘denk-sessie’ betreft, dan kun je denken aan het tekenen van een mindmap, issue tree of pareto diagram. Ook zo zorg je ervoor dat iedereen in de groep continu begrijpt welke ideeën er spelen, wat er wordt uitgesloten als oplossingsrichting en wat als kansrijk wordt geëvalueerd. Het wordt dus makkelijker gemaakt om maximaal gebruik te maken van de aanwezige kennis en meningen, ook als je de groep soms (tijdelijk) moet opsplitsen in kleinere groepen.

Spreek deelnemers erop aan als ze niet hun uitwerkingen of ideeën duidelijk visualiseren en op de muur hangen. Het is de rol van de facilitator om dit in de gaten te houden, juist om optimaal te kunnen presteren.

Tip 3, sluit dagelijks af met een check-out om te evalueren op de manier van werken en het geboekte resultaat

Aan het eind van de dag is het een goede gewoonte om als team af te sluiten in de workshopruimte. Vaak ben je gedurende de dag niet continu als complete groep aan het werk. Aan het eind van de dag kan je als groep elkaar kort bijpraten over de voortgang op de verschillende onderwerpen waar aan gewerkt wordt. Hiervoor een paar tips:

• bespreek de inhoudelijke voortgang, maak hierbij gebruik van de ‘deliverables’ die op de muur zijn gehangen;
• nodig de opdrachtgever uit. Het is noodzakelijk dat hij of zij dagelijks afsluit om zich te verbazen over de resultaten, waar nodig bij te sturen of in bepaalde behoeftes te ondersteunen;
• evalueer met de groep hoe de werkdag is ervaren: wat ging goed en wat kan beter;
• neem niet langer dan 30 minuten voor de check-out.

Het is ook gebruikelijk om iedere ochtend met een check-in te beginnen. Deze is wat meer operationeel van aard: wat gaan we vandaag doen, zijn er nog bijzonderheden, wil er nog iemand ergens op terugkomen, enz. Het is niet noodzakelijk dat je opdrachtgever hierbij aansluit.

Op de laatste dag van de verbetersessie doe je de checkout anders. Organiseer een iets langere afsluiting. Maak er een feestelijk geheel van waarbij het gehele team een rol heeft om de resultaten te presenteren aan verschillende medewerkers van de organisatie. Uiteraard zijn ook de opdrachtgevers en andere stakeholders hierbij aanwezig.

Een goede verbetersessie is leuk, extreem dynamisch en creatief!

Mocht je niet ervaren dat er veel gelachen wordt tijdens een verbetersessie of dat het er soms niet verhit aan toegaat? Dan gaat er iets fout! De teams die Figure Four begeleidt tijdens verbetersessies geven juist aan dat het als zeer intensief en leuk wordt ervaren. Heb je het idee dat de sessies die je eerder hebt georganiseerd beter kunnen? Laat het ons weten, we komen graag eens met je sparren over hoe je dit de volgende keer anders en beter zou kunnen doen.

Na je verbetersessie staat niks je in de weg om alle goede ideeën te implementeren, toch?

Je verbetersessie was een succes en is misschien wel feestelijk afgesloten met een borrel en applaus. Maar nu? Hoe ga je ervoor zorgen dat alle doorgevoerde verbeteringen blijvend zijn en dat alle gegenereerde ideeën ook succesvol zijn. Trap niet in de valkuil dat alle energie snel weggelekt is en uiteindelijk de impact van de verbetersessie tegenvalt. 

Na een leuke, energieke en leerzame verbetersessie ben je weggelopen met een goed doordacht verbeterplan. Waarschijnlijk is een (groot) deel van dit plan tijdens de sessie al gerealiseerd, maar mogelijk zijn verschillende maatregelen te complex om in een kort tijdsbestek door te voeren. Het is dus uiteraard zaak om na het afsluiten van de verbetersessie met de openstaande initiatieven door te gaan en de geïmplementeerde verbeteringen te borgen. 

Hoe organiseer je jezelf nu, zodat je succesvol kan doorpakken? Met een drietal cruciale elementen laat je een succesvolle implementatie niet aan het toeval over: 

• Expliciet georganiseerd: zet op papier wie de leiding heeft bij welk initiatief, wie betrokken zijn en wat nodig is om het initiatief tot een succes te maken
• Regisseur: maak duidelijk wie overkoepelend overzicht houdt en de mogelijke afhankelijkheden van de verschillende initiatieven bewaakt
• Sturen met feiten: zorg dat je meetbaar maakt of het oorspronkelijk probleem opgelost wordt 

Het verbeterplan per initiatief vertalen naar een gedetailleerder projectplan is nodig om de implementatie bestuurbaar te krijgen

Tijdens een verbetersessie ligt de focus vaak op inhoud. Wat kunnen we doen om een bepaald proces te verbeteren? Welke opties hebben we en hoe ziet deze oplossing er concreet uit? Vaak neemt het realiseren van quick wins en het vastleggen van alle overige initiatieven het gehele event in beslag. Mocht het in de tijd passen, is het natuurlijk prettig om vast de implementatie van de verschillende initiatieven voor te filmen: welke milestones zien we per initiatief, welke activiteiten horen daarbij, welke deadlines spreken we met elkaar af, enz. 

Wat echter vaak gebeurt is dat een dergelijk plan enkel op hoofdlijnen wordt opgeleverd tijdens een verbetersessie. Dat is prima, zolang er na afloop nog wel een aanscherping plaatsvindt. Een verdere aanscherping na de verbetersessie is vaak nodig, omdat:

• De eigenaar van een initiatief iemand kan zijn die niet bij de verbetersessie aanwezig was; het is uiteraard aan te raden om in dat geval het detailplan op te stellen samen met deze eigenaar
• Overige stakeholders die niet bij de verbetersessie aanwezig waren moeten ook meegenomen in het projectplan; dit kan tot verdere detaillering leiden van de projectaanpak
• Het bepalen van tijdslijnen voor de implementatie van initiatieven kan complex zijn en misschien afhankelijk van deels onbekende factoren (bijv. andere projecten die elders binnen de organisatie lopen en de start van de implementatie van de projecten uit de verbetersessie kunnen beïnvloeden). Soms zijn deze factoren onbekend tijdens de verbetersessie en moeten deze op een later moment boven tafel komen.

Kortom, een bepaalde mate van verdere detaillering is vaak nodig na afloop van een verbetersessie. Zaak is dus dat dit ook gebeurt. Degene die hierop toe moet zien is de coördinator van het geheel: de persoon die over de verschillende initiatieven heen bewaakt dat de algehele voortgang van de implementatie op orde is.  

Bepaal wie het geheel van alle verbeteringen overziet

Er is vaak behoefte aan iemand die de leiding houdt over het geheel, ook na de verbetersessie. Het benoemen van een coördinator is uiteraard geen doel op zich. Indien de complexiteit en aantal van de gevonden verbeteringen niet groot is, dan kan deze rol beperkt worden gehouden. 

Na een verbetersessie is er behoefte om zicht te houden op de overall voortgang. Alleen daarom al is het makkelijk als één persoon deze voortgang monitort en rapporteert aan de opdrachtgever. Een coördinator monitort de voortgang van de implementatie en bespreekt deze met stakeholders en de opdrachtgever. Het alternatief is natuurlijk dat de eigenaren per initiatief de opdrachtgever updaten; vaak is dit echter onpraktisch.

De coördinator kan verschillende verantwoordelijkheden hebben:

• Het monitoren van de voortgang van alle initiatieven: ligt het project op koers en worden de milestones behaald conform planning, voorzien we ergens problemen in de uitvoering, loopt het budgettair voorspoedig, enz.
• Loopt het ook qua verandermanagement goed? In hoeverre zien we dat de doorgevoerde verandering ook echt wordt gedragen de medewerkers in de organisatie? (duurzame verandering)
• Wordt er voldoende en tijdig gecommuniceerd over de implementatie. Zowel op initiatief niveau als over het totaal?
• Zien we in zijn totaliteit al verbetering? Merken we dat het oorspronkelijke probleem al kleiner wordt?

Mogelijk kan de coördinator ook een inhoudelijke rol spelen. De coördinator is in de praktijk vaak een (senior) procesmanager, green belt of black belt. Ook is de coördinator vaak de facilitator van de verbetersessie geweest. Deze persoon heeft vaak goed zicht op wat er precies gebeuren moet. Wanneer de implementatie stroef verloopt kan de coördinator dus zeker meehelpen om initiatieven vlot te trekken.

Het meetbaar maken van succes of voortgang is cruciaal voor een goede borging

Voor iedereen, dus ook voor de opdrachtgever, coördinator en eigenaren van alle verbetermaatregelen, is het belangrijk om te meten of er ook echt verbetering gerealiseerd wordt. 

Eigenlijk wil je drie categorieën van voortgang meten:

• Is er voortgang in relatie tot het projectplan?
• Zien we dat de organisatie de geplande verandering omarmt?
• Zien we dat ons oorspronkelijk probleem kleiner is geworden?

De tijdslijnen van je project monitoren

Het eerste punt is cruciaal voor succes en eenvoudig te realiseren. Het is een kwestie van organiseren: weet wat je te doen hebt, zet dit in het eerder genoemde projectplan en ga hiermee aan de slag. Vervolgens kan de voortgang van de implementatie vergeleken worden met dit oorspronkelijke plan: just do it!

Stel vast of de verandering gedragen wordt

Het tweede punt is ingewikkelder: hoe kan je zien of een organisatie een gewenste verandering omarmt en indien dit niet het geval is, hoe kan je dan meten waar dit aan ligt? Een projectleider of coördinator met goede change management vaardigheden probeert hier zicht op te houden en waar mogelijk bij te sturen. Toch wordt dit overzicht vaak beïnvloedt door toevallige koffiecorner gesprekken of meningen van stakeholders die ook niet het totale overzicht hebben. Voor kleinere veranderingen en binnen kleinere organisaties is het vaak voldoende om een goede vinger aan de pols te houden en goed in gesprek te blijven met medewerkers die geraakt worden door de verschillende initiatieven.

Bij grotere verandering is het aan te raden om voor data gedreven verandermanagement te kiezen. Figure Four heeft hiervoor de  Involve Scan  ontwikkeld. Hiermee kan je online bij alle betrokkenen ophalen hoe iedereen in de wedstrijd zit. Dit resulteert in een dashboard met feiten over de mate van betrokkenheid en dus veranderbereidheid. 

Meet of je impact hebt: ‘money in the bank’

Ten slotte is noodzakelijk om ook te meten of het oorspronkelijke probleem is opgelost. Mogelijk was je doel om ergens binnen de organisatie kwaliteitsproblemen op te lossen of efficiënter te werken. Dan is het uiteraard zaak om – voor zover dat nog niet het geval is – dashboarding in te richten om de verbetering meetbaar te maken. En ja, het resultaat kan zijn dat het probleem nog niet opgelost is. Dat is uiteraard teleurstellend. Toch is het – conform de Lean gedachte – zaak om niet bij de pakken neer te zitten. Juist nu is interessant om te begrijpen waarom het probleem nog niet is opgelost. Wat is er misgegaan? Was de oorspronkelijk analyse (tijdens de verbetersessie) niet toereikend of is er iets in de implementatie niet goed gegaan (qua project- of change management)? Het leren van het wegblijven van succes is misschien wel waardevoller dan realiseren van eenmalig succes.

Succesvol geweest? Tijd voor een nieuwe verbetersessie!

Blijf hoe dan ook communiceren over de voortgang. Dus ook bij tegenvallers en uiteraard ook bij successen. Als het probleem is opgelost aarzel dan niet om dit nog een keer te vieren met iedereen die hier een bijdrage aan heeft geleverd. Het vieren is natuurlijk op zichzelf een leuk communicatiemoment en wellicht een goede start voor het aftrappen van een nieuwe verbetersessie…

Mocht je binnenkort gaan starten met een verbetersessie, aarzel dan niet ons te benaderen! We delen graag ook vrijblijvend onze ideeën en staan uiteraard klaar om je te helpen met organisatieadvies indien dat nodig is!