Een Figure Four verbetersessie organiseren: deel 2, de uitvoering

16 juni 2020 in Nieuws

Ons vorige blog ging over de voorbereiding van een verbetersessie: wat heb je te doen om goed beslagen ten ijs te komen? Heb je dit blog nog niet gelezen? De tips voor een strakke voorbereiding vind je hier!

Uiteindelijk is het zover, de verbetersessie gaat beginnen. Je weet precies wat het doel is en de deelnemers hebben allemaal hun agenda vrijgemaakt om de komende dagen er vol voor te gaan. Stel je hebt exact een week tot je beschikking: hoe ga je te werk, welke werkvormen gebruik je en hoe zorg je ervoor dat iedere dag nuttig gebruikt wordt en dat goede voortgang wordt geboekt? Aangezien je een boek kan schrijven over alle tips voor een dergelijk event, lijkt het me goed om drie concrete tips te benoemen die ik je wil meegeven om er een succesvolle en leuke week van te maken. Deze tips gaan over de aftrap van het event, het creëren van een muur met zichtbare deliverables en de dagelijkse check-out van het team.

De facilitator van een verbetersessie heeft de sleutel tot succes

Voordat ik deze drie elementen toelicht, eerst nog iets over je rol als facilitator: de cruciale succesfactor van een goede verbetersessie is de leiding door een goede facilitator. Uiteraard is het belangrijk dat je deelnemers de juiste expertise en mindset meenemen naar de sessie, maar dit alles gaat pas vrucht dragen als er iemand is die:

de groep laat samenwerken en uitdaagt en dus ook oog heeft voor de teamdynamiek;
focus houdt op het doel en de voortgang;
input vanuit de groep goed kan samenvatten en structureren;
de groep tot concrete acties of conclusies laat komen.

De afwezigheid van een goede facilitator heeft als resultaat dat de aanwezige kennis van de deelnemers niet voldoende wordt benut. Iets dat je uiteraard moet zien te voorkomen. Kijk dus goed om je heen, wie zou jullie verbetersessie kunnen faciliteren? Besef dat het niet per se iemand hoeft te zijn die direct vanuit zijn of haar rol met het vraagstuk te maken heeft…

Tip 1, de aftrap van de verbetersessie: nogmaals benoemen waarom deze sessie belangrijk is

Als het goed is, weten alle deelnemers voordat ze zich op maandagochtend melden in de workshopruimte wat het doel is van het evenement. Toch is het belangrijk om hier nogmaals bij stil te staan voordat er echt gewerkt gaat worden. Het is tenslotte belangrijk dat het belang van dit initiatief en de mogelijke urgentie on top of mind is. De aangewezen persoon om dit te doen is de opdrachtgever van de verbetersessie.

Ergens in de organisatie heeft iemand aangegeven en besloten dat er een probleem is en dat hier tijd en middelen voor moeten worden vrijgemaakt. Laat deze opdrachtgever op maandagochtend nogmaals vertellen in zijn of haar eigen woorden waarom dit probleem belangrijk is en dus waarom de sessie belangrijk is. Deze opdrachtgever moet laten merken dat hij of zij een echte sponsor is van het evenement en graag helpt om het team optimaal te laten presteren gedurende het event. In het kort kan de sponsor het volgende toelichten bij de aftrap:

waarom deze verbetersessie wordt georganiseerd en wat het doel is;
waarom dit team is uitgekozen en waarom de opdrachtgever vertrouwen heeft in deze mensen ;
wat de opdrachtgever van de deelnemers verwacht en of het team nog specifieke (hulp)vragen heeft aan hem of haar;
dat een verbetersessie leuk is en dat er buiten de gebaande paden mag (en moet) worden gekeken om maximaal te leren en te verbeteren;
hoe hij gaat ondersteunen om na de sessie de resultaten te implementeren.

In de voorbereiding is het belangrijk dat je je opdrachtgever helpt om deze aftrap voldoende voor te bereiden en tenminste bovenstaande punten raakt.

Tip 2, gedurende de dag: creëer een muur waarop visueel de genoemde ideeën en gerealiseerde procesverbeteringen te zien zijn

De tweede tip is heel praktisch en gaat je veel opleveren: visualiseer zo veel als mogelijk de voortgang van de sessie, wat er ondertussen aan ideeën is opgeleverd en wat er zelfs al aan verbetering is geïmplementeerd. Zodra je begint met het vastleggen van bijvoorbeeld ideeën, tekeningen van processen op een grote muur (zodat iedereen het kan zien), heb je meer zekerheid dat iedereen in de ruimte weet waar over gesproken wordt. Zowel op proces als inhoud krijgt de groep hierdoor gemakkelijker eigenaarschap:

je biedt de groep structuur aan waar je staat qua voortgang, bijv. een lijst met de acties waar die dag aan gewerkt wordt en een visuele markering wat reeds is afgehandeld of waar op dit moment aan gewerkt wordt;
je biedt de groep de kans om datgene dat als idee of verbetering is opgeleverd continu te blijven ‘challengen’. Het is tenslotte ‘in your face’ als je het ophangt (dit effect is helaas afwezig je als je alle voortgang direct digitaliseert).

Wanneer de verbetersessie zich vooral laat kenmerken als een ‘doe-sessie’ (zie het vorige blog over de voorbereiding van een verbetersessie), kan je denken aan een processchema van het proces dat je wilt verbeteren met daarop foto’s geplakt van elementen van het proces dat verbeterd moeten worden of foto’s van verbeteringen die reeds zijn doorgevoerd. Ook als je gedurende de dag in duo’s werkt om zo met meerdere acties tegelijk bezig te zijn, kan je toch op de hoogte blijven (en op bijsturen) van wat er ondertussen door collega’s is opgeleverd.

Wanneer het een ‘denk-sessie’ betreft, dan kun je denken aan het tekenen van een mindmap, issue tree of pareto diagram. Ook zo zorg je ervoor dat iedereen in de groep continu begrijpt welke ideeën er spelen, wat er wordt uitgesloten als oplossingsrichting en wat als kansrijk wordt geëvalueerd. Het wordt dus makkelijker gemaakt om maximaal gebruik te maken van de aanwezige kennis en meningen, ook als je de groep soms (tijdelijk) moet opsplitsen in kleinere groepen.

Spreek deelnemers erop aan als ze niet hun uitwerkingen of ideeën duidelijk visualiseren en op de muur hangen. Het is de rol van de facilitator om dit in de gaten te houden, juist om optimaal te kunnen presteren.

Tip 3, sluit dagelijks af met een check-out om te evalueren op de manier van werken en het geboekte resultaat

Aan het eind van de dag is het een goede gewoonte om als team af te sluiten in de workshopruimte. Vaak ben je gedurende de dag niet continu als complete groep aan het werk. Aan het eind van de dag kan je als groep elkaar kort bijpraten over de voortgang op de verschillende onderwerpen waar aan gewerkt wordt. Hiervoor een paar tips:

bespreek de inhoudelijke voortgang, maak hierbij gebruik van de ‘deliverables’ die op de muur zijn gehangen;
nodig de opdrachtgever uit. Het is noodzakelijk dat hij of zij dagelijks afsluit om zich te verbazen over de resultaten, waar nodig bij te sturen of in bepaalde behoeftes te ondersteunen;
evalueer met de groep hoe de werkdag is ervaren: wat ging goed en wat kan beter;
neem niet langer dan 30 minuten voor de check-out.

Het is ook gebruikelijk om iedere ochtend met een check-in te beginnen. Deze is wat meer operationeel van aard: wat gaan we vandaag doen, zijn er nog bijzonderheden, wil er nog iemand ergens op terugkomen, enz. Het is niet noodzakelijk dat je opdrachtgever hierbij aansluit.

Op de laatste dag van de verbetersessie doe je de checkout anders. Organiseer een iets langere afsluiting. Maak er een feestelijk geheel van waarbij het gehele team een rol heeft om de resultaten te presenteren aan verschillende medewerkers van de organisatie. Uiteraard zijn ook de opdrachtgevers en andere stakeholders hierbij aanwezig.

Ten slotte: een goede verbetersessie is leuk, extreem dynamisch en creatief!

Mocht je niet ervaren dat er veel gelachen wordt tijdens een verbetersessie of dat het er soms niet verhit aan toegaat? Dan gaat er iets fout! De teams die Figure Four begeleidt tijdens verbetersessies geven juist aan dat het als zeer intensief en leuk wordt ervaren. Heb je het idee dat de sessies die je eerder hebt georganiseerd beter kunnen? Laat het ons weten, we komen graag eens met je sparren over hoe je dit de volgende keer anders en beter zou kunnen doen.

Je verbetersessie was een succes en is misschien wel feestelijk afgesloten met een borrel en applaus. Maar nu? Hoe ga je ervoor zorgen dat alle doorgevoerde verbeteringen blijvend zijn en dat alle gegenereerde ideeën ook succesvol zijn. Trap niet in de valkuil dat alle energie snel weggelekt is en uiteindelijk de impact van de verbetersessie tegenvalt. Het volgende blog, deel 3, gaat over de borging van het evenement: hoe zorg je ervoor dat het oorspronkelijke doel behaald wordt of blijft, hoe organiseer je dat en wat zijn de typische valkuilen om te vermijden.

Ben je benieuwd naar ons organisatieadvies of ben je geïnteresseerd in een verbetersessie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op! Wij ontmoeten je graag.