Kosten besparen? Kijk eens naar effectiviteit in plaats van efficiency!
Vrijwel iedere organisatie kijkt kritisch naar kosten. In een eerder bericht schreven we over de verschillende manieren om dit te doen. Van snelle turnaround tot en met (cultuur) trajecten waarbij organisaties geleerd wordt duurzaam naar kostenbesparing te zoeken.
Nu we ruim een half jaar in een totaal andere economische situatie zitten, merken veel consultancy en verandermanagement bureaus dat de aard van opdrachten aan het veranderen is, wij ook. De focus ligt steeds meer op kostenverlaging en minder nadrukkelijk op andere onderwerpen zoals klantbeleving, kwaliteitsverhoging, service verbetering, enz.
Als het gaat om kostenbesparing zien we ook een bepaald patroon, meestal wordt namelijk dezelfde vraag gesteld: “kunnen jullie ons helpen om slimmer te werken en dus met minder kosten onze diensten of producten te leveren?”
Natuurlijk is dit mogelijk. Figure Four heeft veel ervaring om organisatie hierin te helpen. Echter, de vraag van slimmer en dus efficiënter werken zou eigenlijk de tweede vraag moeten zijn.
Kijk naar wat je direct kunt stoppen, zonder je klant hier mee lastig te vallen
De eerste vraag die je eigenlijk moet stellen is: kunnen we ook definitief stoppen met bepaalde producten of dienstverlening? Dit laatste levert natuurlijk veel meer op! In plaats van werkzaamheden te automatiseren of versimpelen, is het volledig stoppen hiervan natuurlijk nog veel impactvoller. We hebben het hier dus over de effectiviteit van een organisatie in plaats van de efficiency. Denk hierbij aan het inperken van je productcatalogus, het niet meer opleveren van bepaalde interne rapportages, het uitbesteden van werkzaamheden: allemaal voorbeelden waardoor het interne werkpakket kleiner wordt en dus kosten gedrukt kunnen worden.
De vraag of je echt kan stoppen met bepaalde werkzaamheden is een pijnlijke, daarom wordt deze vraag minder gesteld. Het is tenslotte niet prettig om te constateren dat bepaalde werkzaamheden die veelvuldig zijn uitgevoerd, uiteindelijk het label krijgen van ‘onnodig’. Qua verandermanagement is dit een stuk moeilijk dan met een organisatie constateren dat het werk slimmer kan worden uitgevoerd. Toch moet deze vraag op tafel komen, als je tenminste op zoek bent naar het volledige besparingspotentieel.
Werk samen met medewerkers om te bepalen welke dienstverlening gestopt kan worden
Hoe bepaal je dan met welke producten of diensten je kunt stoppen? Ons advies is om dit altijd samen met de medewerkers en leidinggevenden te doen die een rol spelen in de levering van deze diensten of producten. En ja, dat is best spannend. Natuurlijk zijn medewerkers vaak kritisch als het om dergelijke analyses gaat. Figure Four onderscheidt zich als een adviesbureau met juist een grote ervaring in verandermanagement en dat is cruciaal in dergelijke trajecten. Onze methodes zijn altijd gericht op co-creatie en het direct betrekken van medewerkers bij grote verandering.
Tijdens een adviestraject waarin we zoeken naar effecitiviteitsverbetering kijken we tijdens meerdere workshops door drie verschillende brillen:
- We kijken door de ogen van de medewerker: welke producten en diensten zijn er eigenlijk en welke inspanning moeten we hiervoor leveren?
- We kijken door de ogen van het management: in hoeverre zijn deze producten of diensten afgestemd met onze strategie en welke producten of diensten zijn onderscheidend, noodzakelijk en welke meer nice-to-have?
- Tenslotte kijken we door de ogen van de klant. Dit kan een interne klant zijn (bijvoorbeeld een klant van de afdeling HR of finance), maar kan ook een externe klant zijn, die het perspectief van buiten geeft over de noodzakelijke onderdelen van de dienstverlening of productcatalogus. Deze klantfeedback is trouwens niet alleen waardevol in het kader van effectiviteit, uiteraard kan hier ook uit blijken dat het product cruciaal is, maar dat de levering wel een stuk efficiënter mag!
Door transparant over deze verschillende perspectieven te communiceren tijdens het adviestraject ontdekt de organisatie, samen met ons, waar effectiviteit verbeterd kan worden. Een aantal medewerkers en leidinggevenden loopt in iedere workshop mee, zodat het geheel van alle inzichten niet enkel bij Figure Four ligt. Ook is vaak direct na de genoemde drie workshops duidelijk waar mogelijk een extra kans ligt om de efficiency te verbeteren.
Figure Four heeft de aanpak om tot een gedragen advies over effectiviteitsverbetering te komen dusdanig opgezet, dat de organisatie in een korte tijdspanne (denk aan week of 3 in een middelgrote organisatie) hiermee zelfstandig aan de slag kan. Wij hebben onze aanpak vastgelegd in een gedetailleerd stappenplan dat we met je kunnen delen als je interesse hebt.