Het nieuwe verandermanagement in 5 stappen – stap 2: het laten opstellen van het veranderverhaal

Figure Four helpt organisaties bij het verbeteren van hun prestaties. Onze dienstverlening richt zich vaak op het verhogen van kwaliteit of productiviteit. Over het algemeen start onze dienstverlening met advies, waarna een implementatie volgt. Vaak wordt de aanpak ondersteunt door training of coaching.

Het productiever of foutlozer werken is vaak gericht op procesverbetering, organisatie inrichting of besturing. Het betreft hier de feitelijke verandering: het ‘wat’. Dergelijke trajecten staan of vallen echter met een goede verandermanagement aanpak; wij noemen dit het ‘hoe’. Hoe kom je tot een goed advies?  Hoe betrek je een organisatie bij de contouren of details van de feitelijke verandering? Een succesvolle (en dus blijvende) prestatieverbetering zorgt ervoor dat zowel de ‘wat’ als ‘hoe’ vraag goed worden beantwoord.

Dit blog is onderdeel van een reeks die ingaat op Figure Fours verandermanagement aanpak, die in de kern uit vijf stappen bestaat:

1. Een intake met de opdrachtgevers 
2. Het laten opstellen van een veranderverhaal
3. Het betrekken van de organisatie bij de gewenste verbetering
4. Het meten van commitment tijdens het verandertraject
5. Evaluatie en afsluiting van het traject

In dit blog gaan we verder in op de tweede stap: het laten opstellen van een veranderverhaal. Heb je blog één nog niet gelezen? Deze vind je hier!

Een veranderverhaal, wat is dat eigenlijk?

Op internet vind je veel tips over hoe je je een veranderverhaal moet opstellen. In onze ogen zijn dit vaak wat eenzijdige verhalen over hoe je vanuit een klassieke manier naar verandermanagement kijkt. De nadruk ligt sterk op de inhoud van de verandering:

• Wat gaat er veranderen?
• Waarom is dit belangrijk?
• Waarom wordt voor deze verandering gekozen en niet voor een andere ‘route’?
• Wie gaat iets merken van deze verandering, en wat zijn de gevolgen voor deze mensen (medewerkers of klanten) of afdelingen
• Wanneer gaat de verandering starten? Hoe lang duurt het voordat de verandering achter de rug is

De bovenstaande punten zijn dus sterk gericht op de basisvragen ‘wat’, ‘waarom’, ‘wie’ en ‘wanneer’. Uiteraard belangrijke punten die je zeker moet meenemen in het opstellen van een veranderverhaal. 

Daarnaast lees je veel tips op internet over de vorm van een veranderverhaal. De repeterende ondertoon: het moet inspireren! De tips die je leest, raden je aan om het verhaal persoonlijk te maken. Gebruik bijvoorbeeld relevante verhalen uit je persoonlijk leven om uit te leggen aan je publiek waarom deze verandering belangrijk is en hoe de verandering ondanks de uitdaging uiteindelijk de juiste is, hoewel de verandering waarschijnlijk niet makkelijk is. 

Al met al zijn bovenstaande tips en richtlijnen een goede basis om tot een veranderverhaal te komen. Toch missen hier nog een tweetal belangrijke elementen die wij vanuit onze aanpak altijd toevoegen.

Enkel je visie delen in een veranderverhaal is niet voldoende!

Tijdens het delen van het veranderverhaal – vanaf de eerste keer – is het niet voldoende om enkel in te gaan op de inhoudelijke kant van de verandering (op basis van de bovenstaande tips). Ons onderzoek geeft aan dat medewerkers die onderdeel zijn van een verandering ook behoefte hebben aan een duidelijke boodschap over wat er van hen verwacht wordt. Vaak verwachten managers gedurende het verandertraject een proactieve houding van medewerkers: denk mee, ontwikkel jezelf, geef feedback, enz. Spreek die verwachting dan ook uit! Wees duidelijk en specifiek in die verwachting. Ons onderzoek heeft uitgewezen dat dit een cruciaal onderdeel is van een succesvolle verandering.

Tegelijkertijd vraag je ook aan je publiek wat ze nodig hebben om die rol te kunnen pakken of wat ze nodig hebben om nog beter de inhoud van het veranderverhaal te kunnen begrijpen. Vraag je publiek tenminste om hierover na te denken, misschien kan je tijdens een volgende sessie (het veranderverhaal vertel je niet één keer, maar hier kom je regelmatig weer mee naar voren!) hier op terug komen. Kortom: geef medewerkers een rol in de verandering. Activeer ze met een concreet verzoek en laat ze denken over wat ze nodig hebben om deze rol goed te kunnen pakken

Al met al kent het delen van een veranderverhaal naast een belangrijke inhoudelijke component (wat, waarom, wie, wanneer) ook een meer procesmatig deel (wat verwacht ik van jou en wat heb je daarvoor nodig). De Involve scan van Figure Four meet tijdens grote verandertrajecten ook altijd in hoeverre deze elementen goed over de bühne zijn gekomen en wat hierop verbeterd kan worden. 

Een veranderverhaal gebruik je niet alleen bij de start van een verandering

Hierboven werd het al genoemd. Maak niet de fout om slechts één keer je veranderverhaal te delen! Vaak zie je dat managementteams begrijpen dat er een soort ‘kick-off’ moet plaatsvinden om te delen wat er gaat veranderen. Tijdens deze eerste sessie wordt er vaak door de eindverantwoordelijke van een organisatie of afdeling een presentatie gegeven die vertelt wat en waarom er iets gaat veranderen. Vaak wordt er daarna nooit meer teruggekomen op dit veranderverhaal, in het slechtste geval zien of horen medewerkers nooit meer iets van deze persoon.

Ook voor veranderverhalen geldt: het zit hem in de kracht van herhaling! Het blijven herhalen zorgt ervoor dat de betekenis voor medewerkers steeds duidelijker wordt. Ook zorgt het blijvend herhalen van een veranderverhaal ervoor dat er continu kans blijft op een dialoog tussen alle betrokkenen bij deze verandering. Ook kan het veranderverhaal steeds verder worden aangescherpt: het is natuurlijk logisch dat aan het begin van een verandering nog niet alle details duidelijk zijn, hier kan je mooi op terugkomen in de volgende sessie(s).

Tegelijkertijd is het daarom juist belangrijk dat de eindverantwoordelijke van deze verandering zelf het veranderverhaal vertelt en opstelt. Als het veranderverhaal vooral wordt geschreven door een ander (laat staan door een extern adviesbureau), dan zal de animo om dat veranderverhaal te blijven herhalen waarschijnlijk laag zijn. Het is tenslotte niet je eigen verhaal. Figure Four helpt organisatie wel met het opstellen van een veranderverhaal, maar heeft daar meer een coachende of adviserende rol. Uiteindelijk willen wij dat de opdrachtgever zelf de leidende rol hierin heeft. Dit zijn ook onderdelen die wij tijdens de intake met een opdrachtgever bespreken.

In de volgende blogs gaan we in op de volgende drie stappen van Figure Fours verandermangementaanpak. Wil je hier vast wat meer over leren, lees dan ondertussen onze andere blogs of whitepapers of stel je vraag direct aan ons voor vrijblijvend advies om je goed op weg te helpen!